EUDR in de praktijk: 3 lessen uit onze projecten

Wie zich verdiept in de Europese ontbossingsverordening (EUDR), vindt snel uitleg over wat de wet vraagt. Veel minder vind je over hoe bedrijven er in de praktijk mee aan de slag gaan. In dit artikel bundelen we wat we leren in onze eigen EUDR-projecten bij Belgische bedrijven: waar het werk echt zit, wat goed werkt en waar het vaak misloopt.

De tijd dringt. Grote en middelgrote bedrijven passen de verordening toe vanaf 30 december 2026, kleine en micro-ondernemingen vanaf 30 juni 2027. Een uitzondering zijn bedrijven die hout verhandelen dat al onder de vroegere EUTR viel: voor hen geldt 30 december 2026, ook als het om een kmo gaat.

Onze drie belangrijkste lessen:

• Baken eerst af welke producten en leveranciers het meeste werk vragen.
• Start het gesprek met je leveranciers voor je grootschalig data opvraagt.
• Veranker de opvolging in je ERP en duid een verantwoordelijke aan.

Les 1: baken eerst af waar het werk echt zit

Bij de start van een project krijgen we vaak dezelfde vraag: moeten we van elk artikel weten waar het geproduceerd werd? Op dat moment ligt er meestal een lijst van duizenden artikelreferenties op tafel, en de verwachting dat elk van die artikels een eigen dossier vraagt.

In de praktijk valt dat sterk mee, om twee redenen. Ten eerste vallen veel afgewerkte producten buiten het toepassingsgebied van de EUDR, ook als ze hout, rubber of cacao bevatten. Ten tweede hangt je verplichting af van je rol in de keten. Alleen wie een product als eerste op de Europese markt brengt, moet een due diligence-verklaring indienen. Voor de andere producten beperkt je rol zich grotendeels tot het opvragen en bijhouden van informatie.

Een voorbeeld uit de praktijk

Bij een van onze kmo-klanten zag de afbakening er zo uit:

1. De startlijst telde duizenden artikels.
2. Daarvan vielen 17 productlijnen effectief onder de EUDR.
3. Slechts 2 productlijnen waren goed voor ongeveer 90% van het werk.

Bij die twee productlijnen was het bedrijf zelf de eerste die het product in de EU op de markt bracht. Daar zit dus het zwaarste werk: informatie opvragen en valideren, de verklaring registreren in TRACES, en de keten grondig doorlichten samen met de producerende partner.

Breng zo vroeg mogelijk in kaart welke producten en leveranciers het grootste deel van het werk vragen. Daar leg je de prioriteit. De rest volgt later, en vraagt beduidend minder tijd.

Les 2: start het gesprek met je leveranciers

Voor de producten waarvoor je zelf als operator optreedt, is de eerste reflex vaak om een uitgebreide vragenlijst naar alle leveranciers te sturen. Dat levert zelden het gewenste resultaat op. De antwoorden zijn onvolledig, omdat leveranciers niet goed weten wat je precies verwacht, en je verliest veel tijd met opvolgen en herinneren.

Een gerichter gesprek werkt beter. Wij starten met drie vragen:

1. Welke certificaten zijn er al? Bestaande certificaten bevatten vaak al een groot deel van de informatie die je nodig hebt.
2. Waar koopt je leverancier in, en waar wordt er geproduceerd? Ook hier geven certificaten soms al een antwoord.
3. In welke vorm is die informatie vandaag beschikbaar? Denk aan het formaat, de frequentie en de onderliggende gegevens.

Met die korte gap-analyse weet je snel welke informatie al beschikbaar is en welke vragen echt nog open staan. Dat versnelt het hele traject, en voorkomt dat je leveranciers overvraagt.

Les 3: veranker de opvolging in je ERP

Veel bedrijven beginnen met een apart Excelbestand. Dat werkt een paar maanden. Daarna verandert er iets: een collega is afwezig, er komt een nieuwe leverancier bij, of er circuleren meerdere versies. Op dat moment is het overzicht snel weg.

Duurzamer is het om de EUDR-gegevens op te nemen in de processen die al bestaan, en dus in je ERP-systeem, waar je aankopen en verkopen al geregistreerd worden. Daarbij hanteren we drie principes:

• Beperk je tot wat nodig is. Leg per artikel, leverancier, ontvangst, factuurlijn en verkooplijn enkel de datapunten vast die je echt nodig hebt.
• Bouw stap voor stap. Een volledig traceerbaarheidssysteem is bij de start zelden nodig. Uitbreiden kan later, als de praktijk dat vraagt.
• Maak onderscheid in frequentie. Basisgegevens over een leverancier of product veranderen weinig. Zendingsspecifieke gegevens wel. Koppel elk type gegeven aan de juiste opvolging en een duidelijke verantwoordelijke.

Vragen die we vaak horen

Moeten we hiervoor iemand aanwerven?

Meestal niet. Wel is het belangrijk dat iemand intern de verantwoordelijkheid opneemt. Zonder duidelijke eigenaar raakt de opvolging in drukke periodes snel achterop.

Valt elk product met hout, rubber of cacao onder de EUDR?

Nee. Veel afgewerkte producten vallen buiten het toepassingsgebied, ook als ze een van die grondstoffen bevatten. Zo zijn gedrukte producten uitdrukkelijk uitgesloten. Een grondige screening van je artikellijst is daarom de eerste stap.

Moet ik als handelaar ook een due diligence-verklaring indienen?

Niet als je het product niet als eerste op de Europese markt brengt. Je rol bestaat dan vooral uit het opvragen en bijhouden van informatie. De zwaarste verplichtingen liggen bij het bedrijf dat het product als eerste op de markt brengt. Let wel: als het eerste bedrijf upstream in jouw keten een due diligence-verklaring indient, moet je het referentienummer van die verklaring wel bijhouden.

Wanneer moet ik klaar zijn?

Vanaf de eerste aankoop en verkoop na 30 december 2026 voor grote en middelgrote bedrijven, en na 30 juni 2027 voor kleine en micro-ondernemingen. Verhandel je hout dat al onder de EUTR viel, dan geldt 30 december 2026, ook voor kmo’s.

Zo helpen wij je

We brengen samen met je in kaart welke producten en leveranciers onder de EUDR vallen en waar het meeste werk zit. We bereiden het gesprek met je leveranciers voor, en helpen je de opvolging in te bouwen in je bestaande processen. Praktisch en op maat van je bedrijf, zonder een systeem dat zwaarder is dan nodig.

Wil je weten waar je staat? Neem contact op met een van onze experten.